La période estivale approche et avec elle, les changements d'horaires et de services au sein des entreprises. Pour maintenir une communication fluide et professionnelle avec vos clients, il est essentiel de mettre à jour votre attente téléphonique. Un message répondeur bien pensé peut non seulement informer vos interlocuteurs des modifications, mais aussi renforcer l'image de votre entreprise. Voici comment, en moins d'une semaine, vous pouvez créer une nouvelle attente téléphonique professionnelle qui saura répondre à vos besoins.
Prévenez de l'évolution de vos horaires d'été grâce à un message répondeur
La première étape consiste à informer vos clients de l'évolution de vos horaires pendant l'été. Un message répondeur clair et concis est essentiel pour éviter tout malentendu. Par exemple, si vos horaires changent, indiquez précisément les nouvelles plages horaires et les jours d'ouverture. Une phrase comme : "Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de Digital écho. Nos bureaux sont ouverts de 9h à 16h du lundi au vendredi durant l'été. Merci de votre compréhension." permet de fournir une information directe et efficace.
Les entreprises qui anticipent ces changements montrent leur professionnalisme et leur souci du client. Une bonne pratique consiste également à informer sur la durée de ces horaires temporaires et à préciser si une équipe réduite est disponible pour les urgences. Par exemple, une société de services pourrait ajouter : "En dehors de ces horaires, une équipe restreinte reste joignable pour les urgences au numéro suivant." Cela démontre votre organisation et votre prévoyance, deux qualités très appréciées.
Communiquez avec une attente téléphonique professionnelle
L'attente téléphonique est aussi un excellent moyen de promouvoir vos offres saisonnières. Profitez de ce canal pour mettre en avant vos promotions estivales ou annoncer les nouveautés de la rentrée. Par exemple : "Profitez de nos offres estivales avec 20 % de réduction sur tous nos services de création de sites internet jusqu'à la fin août !" ou "Préparez la rentrée avec nos nouveaux services de gestion des réseaux sociaux !".
Ces messages doivent être courts et attractifs. Ils doivent capter l'attention de vos interlocuteurs sans les lasser. Pour cela, utilisez des phrases simples, des mots clés pertinents et un ton engageant. Le but est de transformer une situation d'attente en une opportunité commerciale. Par exemple, une entreprise de vente de produits peut annoncer : "Cet été, bénéficiez de la livraison gratuite sur toutes vos commandes !" Ce type de message non seulement informe mais incite également à l'action.
Modernisez votre musique d'attente téléphonique
La musique d'attente joue un rôle crucial dans l'expérience téléphonique de vos clients. Une musique moderne et agréable peut rendre l'attente plus supportable et améliorer la perception de votre entreprise. Évitez les musiques trop répétitives ou ennuyeuses qui pourraient agacer vos interlocuteurs.
Optez pour une musique adaptée à l'image que vous souhaitez véhiculer. Par exemple, une agence de communication pourrait choisir une musique dynamique et contemporaine, tandis qu'une clinique pourrait privilégier une mélodie apaisante. Vous pouvez également varier les plaisirs en intégrant des jingles saisonniers pour marquer les périodes spéciales comme les vacances d'été ou les fêtes de fin d'année. Pensez également à renouveler régulièrement votre playlist pour éviter la monotonie.
Utilisez le prédécroché pour une communication téléphonique efficace
Le prédécroché est un message diffusé avant la prise en charge de l'appel par un opérateur. Il permet de délivrer des informations importantes dès le début de l'appel, sans attendre que l'appelant soit mis en relation. Par exemple : "Bonjour, vous êtes bien sur la ligne de Digital écho. Nos horaires d'été sont de 9h à 16h. Merci de patienter, nous allons prendre votre appel."
Le prédécroché est particulièrement utile pour désamorcer les frustrations liées à l'attente. En informant immédiatement l'appelant des horaires, des promotions ou des services disponibles, vous montrez que vous avez pris en compte leurs besoins. Cela peut réduire le taux d'abandon des appels et améliorer la satisfaction client. Par exemple, une entreprise de services de dépannage pourrait ajouter : "Pour une assistance urgente, veuillez appuyer sur le 1."
Adaptez le ton et le contenu de votre message répondeur selon votre audience
nfin, il est crucial d'adapter le ton et le contenu de vos messages téléphoniques à votre audience cible. Un message répondeur destiné à une clientèle jeune et dynamique ne sera pas formulé de la même manière qu'un message pour une clientèle professionnelle et formelle. Prenez en compte les attentes et les préférences de vos interlocuteurs pour créer des messages personnalisés et efficaces.
Utilisez un langage simple et direct, évitez les termes techniques ou jargon professionnel qui pourraient être mal compris. Soyez chaleureux et accueillant, car la première impression que vous laissez est souvent déterminante pour la suite de la relation avec vos clients. Par exemple, un cabinet de recrutement pourrait utiliser un ton plus formel et informatif, tandis qu'un magasin de mode pourrait adopter un style plus décontracté et tendance.
Une attente téléphonique professionnelle et bien pensée peut transformer une simple communication en une expérience positive et enrichissante pour vos clients. En moins d'une semaine, vous pouvez mettre en place des messages répondeurs clairs, des annonces commerciales attractives, et moderniser votre musique d'attente pour répondre aux attentes de vos interlocuteurs. N'oubliez pas d'adapter votre communication au public visé pour maximiser l'impact de vos messages.
Avant les vacances, créez une nouvelle attente téléphonique professionnelle